Le Manuel de survie administrative
du formateur indépendant.
Toutes mes astuces de terrain pour organiser tes écoles, tes cours, la collecte des travaux, tes factures et ton BPF — sans y laisser tes soirées.
La paperasse te fatigue au quotidien ?
Je connais cette réalité par cœur : j’interviens dans plus de 10 écoles. Ce guide, c’est la méthode que j’aurais aimé avoir à mes débuts.
Le guide, étape par étape
Pour chaque galère : le problème, la solution à mettre en place toi-même, et comment Billy te la retire des mains. 👇
Centraliser les infos de chaque école
Le problème —Chaque école te crée sa propre adresse mail. Résultat : autant de boîtes que d'écoles, des mots de passe que tu oublies, et des messages importants qui passent à la trappe — parfois une vraie opportunité. Sur place, c'est pareil : codes d'accès, contact référent, modalités d'émargement… Sans ces infos sous la main, tu perds du temps.
La solution —Deux étapes. D'abord, redirige chaque boîte « école » vers ton adresse principale. Ensuite — et c'est le plus important — crée un filtre par domaine : tous les messages venant de @ecole-a.fr atterrissent automatiquement dans le dossier « École A ». Ta boîte se range toute seule. Et pour le terrain, garde une fiche par école avec les infos utiles (contact, codes, émargement) — en restant vigilante avec les données sensibles.
Et avec Billy —Billy te laisse créer chaque école comme un client, avec toutes ses infos rangées et stockées de façon sécurisée. Tout est à portée de main, et protégé.
Et avec Billy —Le dossier administratif de rentrée
Le problème —Chaque rentrée, les mêmes documents à renvoyer : carte d'identité, Kbis, casier judiciaire, attestation Urssaf… Il faut fouiller, en régénérer certains périmés, retrouver les liens officiels. Une corvée qui revient chaque année.
La solution —Un dossier pour tes fichiers statiques (ceux qui ne périment pas) et un sous-dossier pour ceux à durée limitée. Tu vois d'un coup d'œil ce qui est à jour et ce qui est à renouveler.
Et avec Billy —Billy stocke tous tes documents importants et t'indique directement lesquels sont périmés — avec des liens pour récupérer facilement certains justificatifs en ligne.
Retrouver tes cours et tes supports
Le problème —Tu prépares ton cours, tu as un syllabus… mais où ? Tu refouilles tes mails, l'espace de l'école. Et quand tu redonnes le même cours l'année suivante, tu dois le redemander : écrire un mail, attendre — et faire perdre du temps à la personne qui traite ta demande.
La solution —Un sous-dossier par formation et par module, dans le dossier de l'école. Tu y gardes le syllabus (ou le tien) et le support de cours. L'année suivante, tout est là, réutilisable.
Et avec Billy —Billy gère un système Formations → Modules → Classes & Missions. Tu sauvegardes tout, tu retrouves tout en quelques secondes — et tu peux même revoir les classes et missions déjà faites pour un module.
Le cahier de suivi de séance
Le problème —Plusieurs modules, plusieurs classes, des dizaines de visages. Le cours que tu as donné il y a un mois et que tu reprends demain… tu ne sais plus exactement où tu t'es arrêtée, ni par quoi enchaîner.
La solution —Tiens un cahier de suivi par module : les objectifs de chaque séance, ce que tu as vraiment fait, et ce qu'il faut prévoir la prochaine fois. Tu sauras que Marie Dupont passe à l'oral et que tu reprends à l'analyse du marché. Bonus : ça te donne un mini-récap tout prêt en début de cours pour rafraîchir la mémoire de tes apprenants.
Et avec Billy —Dans Billy, chaque séance de chaque mission permet un suivi minutieux : tu notes où tu t'es arrêtée et ce qui attend la prochaine fois. Plus rien ne se perd.
Collecter et évaluer les travaux
Le problème —Quand l'école ne fournit pas d'espace de dépôt, tu demandes les travaux par mail. Et à la récolte, tu passes des heures à chercher, à télécharger un fichier après l'autre. Épuisant, pour zéro valeur ajoutée.
La solution —Un dossier par mission sur Google Drive ou Dropbox. Donne le droit d'édition à toute personne ayant le lien, puis partage-le à tes étudiants : ils déposent leurs travaux au même endroit. Bonus : tu t'en sers aussi pour leur transmettre le matériel du cours.
Et avec Billy —Billy synchronise ton Drive et crée le dossier de la mission en 1 clic, lien prêt à partager. Et tu évalues tes étudiants directement dans l'app : Billy envoie le rapport de notes en PDF, moyennes calculées automatiquement.
Ne plus oublier de rendre tes notes
Le problème —La mission est finie. Entre le cours suivant et ta vie perso, tu oublies de transmettre les notes. Résultat : l'équipe pédagogique te relance en urgence, juste avant les jurys.
La solution —Fixe-toi un délai dès la fin du module — par exemple J+2 semaines, sauf consigne différente de l'école — et mets-toi une tâche dans ton agenda dans la foulée.
Et avec Billy —Billy crée automatiquement un rappel et une tâche à la fin de chaque mission — tu ne peux plus l'oublier. Et surtout : tu notes tes apprenants directement dans l'application et tu envoies le rapport de notes en 3 clics. Plus besoin de refaire un tableau Excel à chaque fois.
Facturer juste et à temps
Le problème —Des tarifs différents selon les écoles et les niveaux, des séances à retrouver, des statuts à suivre… Chaque mois, tu y passes des heures — parce qu'il faut aller rassembler des infos éparpillées partout. Et à la moindre facture oubliée, c'est du chiffre d'affaires qui s'envole.
La solution —Note les tarifs dans la fiche de chaque école (Bachelor 40 €/h · Licence 45 €/h · Master 50 €/h), en précisant HT ou TTC. Dans ton agenda, code couleur ou nom de l'école dans le titre des séances pour les retrouver d'un coup d'œil. Et tiens un suivi des statuts (envoyée / payée / en retard) pour relancer au bon moment.
Et avec Billy —Billy a déjà toutes ces infos : il génère tes factures mensuelles en 1 clic, sans un seul calcul manuel. Et s'il repère une facture en retard, tu actives les relances automatiques. Des heures récupérées, chaque mois. ❤️
Survivre au BPF
Le problème —Avec un NDA, le BPF est obligatoire chaque année. Le souci : il faut des infos qu'on ne note jamais au fil de l'eau — heures de formation, nombre d'apprenants, leur statut. Résultat : on bricole des moyennes « à peu près crédibles ».
La solution —Tiens un tableau tout au long de l'année : pour chaque intervention, la durée, les apprenants présents et leur statut. Avec quelques formules, ton BPF devient une formalité.
Et avec Billy —Billy génère un rapport BPF prêt et fiable, et détecte les infos manquantes avant de produire un rapport non conforme. Il te met même un rappel pour ne pas oublier cette déclaration — celle qui protège ton NDA.
Pourquoi tout faire à la main ?
Mettre en place ces bonnes pratiques manuellement va t’éviter des erreurs, mais te prendra toujours entre 5 et 10 heures par mois de pure saisie.
La méthode manuelle
- ❌ Saisie manuelle de chaque mission
- ❌ Factures via Word/Excel, chaque mois
- ❌ Calculs manuels pour le BPF
- ❌ Relances des écoles une par une
La méthode Billy
- Google Agenda & Drive synchronisés
- Facturation automatisée en 1 clic
- BPF généré en fin d’année
- Relances des impayés automatiques
Passe à la vitesse supérieure
Gagne plus de 3 heures par semaine pour te concentrer sur ce que tu aimes vraiment : animer et transmettre.